Pemetaan proses bisnis dengan CLEAR (L)

Sejalan dengan komponen pertama yang mengharuskan kita melihat proses bisnis relatif terhadap suatu sudut pandang (proses utamanya), komponen kedua yaitu L menggambarkan posisi relatif itu akan berdampak pada level atau layer pemetaan. Setiap  proses utama pasti dapat dijabarkan lebih lanjut ke dalam sub proses. Penjabaran ini menunjukkan level pemetaan proses bisnis. Logikanya apa mungkin kita dapat menggambarkan proses bisnis dalam 1 layer, atau 1 lembar kertas?

Kalau kita mengambil analogi dengan peta dunia, tidak mungkin kita dapat menggambarkan seluruh lokasi di muka bumi dalam satu peta. Makanya ada peta dunia, peta indonesia, peta bandung, dan seterusnya. Begitu pun dengan peta proses bisnis. Penjabaran suatu proses bisnis membutuhkan satu level peta yang lebih rendah. Penjabaran suatu sub proses membutuhkan satu level yang lebih rendah lagi. Dengan demikian, ukuran perusahaan sangat menentukan jumlah level peta proses bisnis.

Melanjutkan contoh sebelumnya,  proses pengadaan (sebutlah level 1) jika dijabarkan lebih lanjut, kita dapat mengidentifikasi sub proses menerima permintaan, membuat dan mengirimkan PO (purchase order), menerima barang, memverifikasi tagihan, dan membayar pemasok. Begitu pula dengan proses produksi dan delivery. Selanjutnya proses menerima permintaan (level 2)  pun dapat dijabarkan ke level 3 dan seterusnya.

Kalau demikian halnya, berarti kita membutuhkan berlevel-level peta proses. Bagaimana mengelolanya? Dokumentasi manual memang tidak banyak menolong.  Tapi jangan khawatir, karena sudah banyak software yang dapat membantu kita melakukannya. Selain bentuk yang dihasilkan lebih baik dan menarik, software membantu membuat link antara satu proses dengan sub proses di bawahnya.